Algemene voorwaarden projecten.

1. Definities

a. FitSoft: FitSoft B.V., opdrachtnemer, uitvoerder van het project, KvK-nummer 64545490;
b. Opdrachtgever: de zakelijke contractpartner, die een projectopdracht geeft aan FitSoft;
c. Project: een ICT-project voor bepaalde tijd, rondom software, hardware en processen;
d. Overmacht: een oorzaak waar FitSoft niets aan kan doen (bijvoorbeeld brute force attacks, extreem weer, extreme file, stroom-/internetstoring, arbeidsongeschiktheid) waardoor FitSoft niet meer kan nakomen;
e. Schriftelijk(e): per brief, overeenkomst of e-mail;
f. Consultant: een zelfstandige ICT-specialist, software-ontwikkelaar, uit Nederland of Oekraïne;
g. Leverancier: een toeleverancier van FitSoft, van software of een systeem, bijvoorbeeld Mendix of Amazon;

2. Algemene afspraken

a. FitSoft brengt, op basis van informatie uit voorafgaande gesprekken, een zo nauwkeurig mogelijk samengestelde offerte met projectomschrijving uit, waarin FitSoft vermeldt wat het project omvat, met een inschatting van de taken en uren, de kosten, tarieven en vooruitbetalingen (exclusief BTW, tenzij anders is vermeld), de technische specificaties en de eventueel erbij betrokken licenties. Na tijdige acceptatie van een offerte voert FitSoft de overeenkomst zelfstandig en naar eigen inzicht uit, deskundig en professioneel.
b. Weliswaar eindigt een project op een bepaalde datum en met een bepaald resultaat, maar beide zijn vooraf niet door FitSoft te bepalen, omdat ze te veel afhankelijk zijn van factoren die FitSoft niet kan beïnvloeden. Dus een datum of termijn in een offerte is altijd een globale schatting en de overeenkomst betreft altijd een inspanningsverplichting.
c. FitSoft mag naar eigen inzicht derden consultants en leveranciers inschakelen bij de uitvoering van de over-eenkomst, staat in voor hun kwaliteit en draagt voor hen dezelfde verantwoordelijkheid als voor zichzelf.
d. De overeenkomst, deze algemene voorwaarden en nadere schriftelijke afspraken vormen één geheel van afspraken. Bij onderlinge strijdigheid geldt de laatst gemaakte schriftelijke afspraak.
e. Opdrachtgever verschaft FitSoft op tijd alle informatie en toegang die nodig is voor het project.
f. Als delen van de afspraken worden vernietigd, blijft de rest gelden en worden ze zo snel mogelijk door opdrachtgever en FitSoft vervangen door afspraken die passen bij de rest van de overeenkomst.
g. FitSoft mag eens per kalenderjaar de prijzen en tarieven verhogen conform het CBS indexcijfer “zakelijke dienstverlening” of zodra een verhoging wordt veroorzaakt door gewijzigde (belasting)wetgeving.

3. Technische afspraken

a. Opdrachtgever en FitSoft maken in de projectomschrijving zo concreet mogelijke, meetbare afspraken over dataconversie, acceptatietests en relevante criteria daaromtrent.
b. Kleine afwijkingen en fouten zijn geen geldige reden om software niet te accepteren.

4. Opzegging

a. Een overeenkomst voor bepaalde tijd dient een maand voor de overeengekomen (voorlopige) einddatum schriftelijk te worden opgezegd door opdrachtgever. Wordt niet (tijdig) opgezegd en wordt het project na de (voorlopige) einddatum door FitSoft voortgezet, dan wordt het contract geacht te zijn verlengd voor een zelfde periode als de vorige periode, maar kan opdrachtgever schriftelijk per maand opzeggen. Een overeenkomst voor onbepaalde tijd kan na een jaar worden schriftelijk worden opgezegd met een opzegtermijn van een maand, tegen de laatste dag van een kalendermaand. Eventueel vooruitbetaalde licenties worden niet terugbetaald, ook niet naar rato.
b. Opdrachtgever betaalt na opzegging de al gemaakte én de nog te maken kosten tot en met de einddatum.

5. Vertrouwelijkheid

a. FitSoft gaat uiterst vertrouwelijk om met de informatie van of over opdrachtgever, tenzij het informatie betreft die al openbaar is of rechtens openbaar moet worden gemaakt.
b. FitSoft zorgt doorlopend voor passende technische en organisatorische beveiliging ter bescherming van gegevens, rekening houdend met de stand van de techniek, de gevoeligheid van de gegevens en de kosten.
c. FitSoft mag voor reclamedoeleinden refereren aan opdrachtgever, onder de voorwaarde dat FitSoft geen vertrouwelijke informatie openbaart.
d. FitSoft deelt vertrouwelijke informatie (waaronder persoonsgegevens) alleen met derden als en voor zover dat noodzakelijk is voor uitvoering van de overeenkomst of wettelijk verplicht.
e. FitSoft sluit separaat een verwerkingsovereenkomst met opdrachtgever en verstrekt verstrekt naast deze algemene voorwaarden een uitgebreide privacyverklaring.

6. Intellectuele eigendomsrechten

a. FitSoft heeft en houdt de intellectuele eigendomsrechten (waaronder het auteursrecht) van de bij het project betrokken werken, waaronder de software waarvan FitSoft de broncode schrijft.
b. Opdrachtgever krijgt na oplevering en algehele betaling (slechts) het gebruiksrecht en mag de software dus niet openbaarmaken, verveelvoudigen en/of bewerken. FitSoft mag de software wel hergebruiken.
c. Opdrachtgever mag de werken alleen gebruiken in/voor de eigen organisatie en niet delen met anderen.
d. De data zijn en blijven eigendom van opdrachtgever. FitSoft zal na afronding van het project of na beëindiging van de overeenkomst op verzoek van opdrachtgever de data exporteren en beschikbaar stellen aan opdrachtgever in een door FitSoft gekozen formaat.

7. Betaling

a. FitSoft mag vóór uitvoering vooruitbetaling van een deel van het offertebedrag en/of licenties verlangen.
b. Opdrachtgever dient een factuur binnen 30 dagen te betalen. Bij latere betaling rekent FitSoft 15% van de openstaande vordering aan buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum van EUR 40,00. Wordt in buitengerechtelijke incassoperiode niet betaald, dan rekent FitSoft ook gerechtelijke incassokosten en proceskosten.
c. Niet tijdige betaling geeft FitSoft het recht om de tegenprestatie op te schorten en om de software te blokkeren en/of terug te halen, zonder schadevergoeding aan opdrachtgever.

8. Beperking aansprakelijkheid en vrijwaring

a. FitSoft kan alleen aansprakelijk gesteld worden voor directe schade (dus niet voor gevolgschade of gederfde winst) waarbij sprake is van opzet of grove nalatigheid door FitSoft.
b. FitSoft is nooit aansprakelijk voor (schade of andere gevolgen van):

I. handelen of nalaten van opdrachtgever (zoals onvoldoende informatie verstrekken aan FitSoft, onzorgvuldig wachtwoordgebruik, toelaten van spam en/of virussen, niet opvolgen van instructies);

II. onvoldoende onderhoud of niet (of te laat) uitgevoerde updates door opdrachtgever;

III. gebruik door opdrachtgever van de software op ongepaste of niet-overeengekomen wijze;

IV. de gevolgen van overmacht;

V. het uitvoeren van wettelijke meldingsplichten.

c. De aansprakelijkheid van FitSoft is beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval door de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar wordt uitbetaald, vermeerderd met het eigen risico van FitSoft. De totale aansprakelijkheid omvat echter nooit meer dan het bedrag (excl. BTW) dat FitSoft en opdrachtgever zijn overeengekomen voor het lopende jaar.
d. Opdrachtgever vrijwaart FitSoft tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit de werkzaamheden voor opdrachtgever, tenzij de aansprakelijkheid is ontstaan als gevolg van opzet of grove nalatigheid van FitSoft.

9. Overmacht

a. In geval van tijdelijke overmacht doet FitSoft alles binnen haar macht om de voortgang van het project en de beschikbaarheid van de software te continueren, komt FitSoft de overeengekomen verplichtingen alsnog zo goed mogelijk na en wordt conform de overeenkomst (eventueel naar rato) gefactureerd.
b. De overeenkomst kan bij blijvende overmacht de overeenkomst worden herzien of opgezegd.
c. Bij blijvende overmacht kan FitSoft beschikbaarheid van de software niet garanderen.

10. Garantie, klachten en toepasselijk recht

a. FitSoft geeft geen garantie op de software. Als de software niet voldoet, past FitSoft de software aan, totdat het wel voldoet. Daaraan voorafgaand leggen FitSoft en opdrachtgever schriftelijk vast bij wie de oorzaak van het niet-voldoen lag (FitSoft, opdrachtgever, beiden) en wie dit extra werk betaalt.
b. Het vorige lid is niet van toepassing als opdrachtgever de software heeft veranderd en/of niet goed heeft onderhouden, en/of als opdrachtgever zich niet heeft gehouden aan verstrekte voorschriften.
c. Opdrachtgever meldt klachten direct na ontdekking schriftelijk aan FitSoft en geeft FitSoft voldoende tijd en toegang om de oorzaak te onderzoeken en eventueel weg te nemen of te herstellen.
d. Het melden van een klacht schort de betalingsverplichting van opdrachtgever niet op.
e. FitSoft valt onder Nederlands recht, tenzij de wet anders bepaalt.