Deel 1: Complexe vraagstukken, klantvriendelijke oplossing!

Het technisch-logistieke bedrijf M.J. van Riel is zeker beneden de grote rivieren een bekende naam. Het bedrijf is expert in de verhuur van mobiele (toren)kranen, speciaal transport en industriële verplaatsingen. Maar, hoe hightech het materieel ook is, de automatisering bij Van Riel was gedateerd. Tot nu dan, want FitSoft heeft speciale software ontwikkeld die papieren instructies, urenverantwoordingsstaten en werkbonnen plaats laat maken voor moderne apps en real-time overzichten. Makkelijker kunnen we het niet maken!

Complex
Inzet van mensen en materieel binnen de techniek en logistiek vraagt om een complexe, arbeidsintensieve administratie. De tariefstelling is heel klantspecifiek, de logistiek luistert nauw, de werkomstandigheden zijn divers, de cao ingewikkeld en er moet rekening gehouden worden met allerlei wet- en regelgeving. Zie dat maar eens te vangen in één digitaal systeem.

Maatwerk
FitSoft zette de tanden in deze uitdaging, in nauwe samenwerking met Van Riel zelf. Wensen werden geïnventariseerd, mogelijkheden onderzocht en acties ingezet. Het resultaat mag er zijn. Komend voorjaar gaat de eerste fase live van een geautomatiseerd systeem, dat precies beantwoordt aan de vraag van het bedrijf. Daarin gaat FitSoft ver: ieder scherm sluit aan bij de behoefte van de gebruiker en zelfs de huisstijl van Van Riel is gehanteerd. Maatwerk van de bovenste plank.

Flexibel en toegankelijk
Van Technische Dienst tot Financiële Administratie: alle afdelingen binnen Van Riel krijgen te maken met deze omslag. Spannend? Valt mee, vinden de meeste medewerkers. Ze zijn zo nauw betrokken bij de ontwikkeling van het systeem, dat het Van Riel past als een handschoen. Het is ook flexibel en toegankelijk, en kan meegroeien met de behoefte. Mochten er in de toekomst kleine aanpassingen nodig zijn, dan kan dat meestal intern worden opgelost. En is er behoefte aan extra ondersteuning? Dan staat FitSoft natuurlijk altijd klaar.

Directeur Commercieel-Technische Zaken Frans van Schaijik: 

“Dit is wat ik steeds gezocht heb, maar nergens anders kon vinden!”

“Eigenlijk kwam FitSoft voor ons nét te laat in beeld, want we waren al volop bezig met de voorbereidingen van een implementatie van een heel ander systeem. Vooral de samenwerking met de leverancier van dat pakket verliep zeer moeizaam; eerdere beloften konden niet voldoende waargemaakt en ook de betrokken medewerkers begonnen hun vertrouwen te verliezen in een goed resultaat. We hebben toen de moeilijke beslissing genomen om het eerste traject voortijdig te beëindigen, om vervolgens met FitSoft in zee te gaan.

Constructief
Wij zijn blij met onze keuze voor FitSoft. Wat FitSoft belooft wordt waargemaakt. De voortgang verloopt constructief en vlot. Dat is best bijzonder, want de bedrijfsvoering van Van Riel is complex en vereist flexibiliteit van mensen én systemen. We beoefenen verschillende technisch-logistieke takken van sport. Bovendien moeten we regelmatig op verzoek van opdrachtgevers of door andere invloeden van buitenaf op het laatste moment nog aanpassingen doen. Heb je nét een andere kraan nodig, is een lading te laat of slaat het weer onverwachts om. Dan moet de initiële planning van mens en materieel gedeeltelijk of zelfs volledig omgegooid worden.

Bergen papier
Het oorspronkelijke automatiseringssysteem van Van Riel was sterk verouderd. Het systeem stamde uit 1999, was nadien nauwelijks ge-update, met als gevolg dat er nog steeds bergen papier werden geproduceerd en verwerkt. Natuurlijk draaiden op sommige afdelingen ook Excel en Word, maar de informatie werd onderling niet uitgewisseld. Er was dus eigenlijk geen sprake van een goed totaaloverzicht, laat staan de mogelijkheid tot het uitvoeren van goede analyses.

Naald in de hooiberg
Kortom: het werd de hoogste tijd om onze processen te automatiseren en gebruik te maken van de moderne techniek. Maar het was zoeken naar een naald in een hooiberg, voordat we de juiste leverancier konden vinden. Het lijkt soms wel of de ICT-branche een patent heeft op het structureel overschrijden van eerder afgesproken budgetten en doorlooptijden, dus voorzichtigheid was geboden. We gingen dus niet over één nacht ijs.

Klant centraal
Toen Ron van FitSoft in beeld kwam, was daar direct de klik. Ron komt uit de transportwereld en wist precies waar het over ging bij Van Riel. Dat scheelde een hele vertaalslag. Bovendien hoef je jezelf bij FitSoft niet aan te passen aan het systeem. Het is juist andersom: als klant van FitSoft staan jouw eigen wensen centraal. Dat was een hele verademing. In relatief korte tijd stond de basis, die stapsgewijs steeds verder werd ingevuld in samenspraak met onze medewerkers. Dit systeem is wat ik steeds gezocht heb, maar nergens anders kon vinden!”