SLIM TMS: binnen één dag klaar voor gebruik

SLIM is ontworpen om met zo min mogelijk input gebruikers in staat te stellen om te werken volgens de hun bekende werkwijze. Ons motto is dan ook dat software moet passen in een bedrijf, en niet andersom. 

Natuurlijk liggen grofweg dezelfde stappen ten grondslag aan de werkwijze van een transportbedrijf: er komen orders binnen, er wordt een planning gemaakt, het werk wordt geregistreerd en tenslotte gaan er facturen de deur uit. 

Op detail niveau kunnen er weliswaar verschillen bestaan, maar dat zou geen reden moeten zijn voor bedrijven om buiten de boot te vallen als het om automatisering gaat. 

SLIM concentreert zich op de automatisering van de eerdergenoemde stappen. Dit moet natuurlijk resulteren in een tijdsbesparing. Maar de belangrijkste verandering die FitSoft wil realiseren in een transportbedrijf is dat de juiste personen inzicht krijgen in de financiële resultaten van het werk, zonder dat gebruikers hier extra moeite voor hoeven doen. 

De grootste uitdaging op dit gebied is om te bepalen hoeveel kosten er gemaakt worden voor een order of een rit. Om een tot nauwkeurige benadering van deze kosten te komen, moeten ritten gepland én geregistreerd kunnen zoals deze in de praktijk worden uitgevoerd. 

SLIM is ontworpen om dit te bereiken met behulp van een minimale hoeveelheid instellingen. Met deze instellingen kan SLIM “onder water” een automatische kostenberekening uitvoeren, zonder extra stappen of handelingen aan het operationele proces toe te voegen. Kortom: met SLIM werkt de planning en administratie zoals gewoonlijk, maar dan mét een sluitende kostenregistratie op de achtergrond. 

Om te bepalen welke van de volgende instellingen vereist zijn om SLIM gebruiksklaar te maken, is de volgende vraag belangrijk: 

Worden er, binnen dezelfde rit, meerdere Orders tegelijkertijd vervoerd? 

Voor ritten die van standplaats tot standplaats volledig worden gereden voor één en dezelfde opdrachtgever is het antwoord op deze vraag nee. Denk hierbij bijvoorbeeld aan ritten die “uit gecharterd” worden. Voor transporten waarbij meerdere orders van verschillende klanten worden gecombineerd in één rit (denk aan distributie) is het antwoord natuurlijk ja. 

Is het antwoord nee, dan kunt u stappen 1 en 2 overslaan en doorgaan naar stap 3.

Stap 1: Order Type en Activiteit Templates

Het order type bepaalt welke activiteiten er plaats moeten vinden om een order uit te voeren. In de meeste gevallen zal een ordertype dat simpelweg uit een tweetal activiteiten bestaat (namelijk laden en lossen) volstaan. In sommige gevallen vinden er echter extra activiteiten plaats, bijvoorbeeld wegen. Ook kan één order uit meerdere zendingen bestaan die elk op verschillende ritten gepland worden (denk bijvoorbeeld aan crossdocking).

Voor crossdocking kunnen er twee zendingen binnen dezelfde order bestaan.

Stap 2: Lading en Ladingdragers

Gebruikers kunnen zelf het beste inschatten in hoeverre het nodig is om de lading die wordt vervoerd te specificeren. Ladingdragers (CHEPs, Europallet, Rolcontainers etc.) helpen SLIM begrijpen hoeveel ladingsruimte een order zal innemen.

Het specificeren van de lading en ladingsdragers draagt misschien niet direct bij aan het verkrijgen van financiële inzichten, maar kan planners en chauffeurs wel beschermen tegen fouten en helpen om orders te onderscheiden.

Stap 3: Plangroepen en Kasboeken

Het nut van Plangroepen is tweeledig: enerzijds zorgen verschillende plangroepen dat orders en ritten op gescheiden stapels terecht komen, en anderzijds maken ze het mogelijk om verschillende kostenberekeningen te hanteren.

Het kan natuurlijk best een uitdaging te zijn om kostentarieven boven water te krijgen. Een gebruikelijke methode is om te beginnen met een grove schatting en de tarieven steeds verder bij te stellen naarmate er meer inzicht ontstaat door het gebruik van SLIM.

Voor de meeste kleinere en middelgrote transportondernemingen is het lang niet altijd noodzakelijk om te werken met meerdere plangroepen. In die gevallen kan men simpelweg één “standaard” plangroep maken met alle chauffeurs, trekkers en trailers van het bedrijf.

Indien het wel wenselijk is om afwijkende kostentarieven te gebruiken voor bepaalde werkzaamheden, is het een belangrijk om een duidelijke en werkbare lijn te trekken. Denk bijvoorbeeld aan binnenland/buitenland, standaard/nachtwerk of container/stukgoed/bulk.

Opmerking: Wij kunnen u helpen om vanuit uw administratie tot de juiste kostentarieven te komen. Neem hierover gerust contact op.

Stap 4: Tarief Type en Klant Tarieven

Tarieven zijn natuurlijk nodig om tot een prijsberekening van een rit te komen. Prijstabellen voor specifieke routes kunnen worden gedefinieerd bij het aanmaken van order templates, zodat er ook met vaste orderprijzen gewerkt kan worden in plaats van tarieven.

Een tarief type bevat altijd één standaardtarief plus eventueel klantspecifieke tarieven. Dit betekent dat de meeste transportbedrijven genoeg zullen hebben aan één tarief type. Als er een klantspecifiek tarief is gedefinieerd wordt deze automatisch geselecteerd bij alle orders van die klant.

Meerdere tarief types zijn dus alleen noodzakelijk indien men voor dezelfde klant(en) verschillende tarieven wil hanteren, op basis van andere omstandigheden.

Opmerking: Administrators hebben additionele rechten nodig om toegang te krijgen tot de instellingen m.b.t. tarieven.

Binnen één dag een kostenberekening voor uw transporten

Met deze instellingen kan SLIM een kostenberekening koppelen aan de operationele processen van een transbedrijf. Indien er van tevoren al een routeplanning wordt gemaakt, wordt deze kostenberekening ook al uitgevoerd in de planningsfase, zodat u achteraf precies kunt zien waar de planning afwijkt van het werkelijke verloop van de rit.

Het invoeren van klanten, adressen, chauffeurs en voertuigen is een fluitje van een cent. Bij het ontwerp van SLIM is eenvoud misschien wel het belangrijkste uitgangspunt geweest. Wij vinden dat bedrijven binnen één dag aan de slag moeten kunnen met SLIM.